Comme une carte géographique multicouche, le plan directeur met à plat vos systèmes d’informations. Vos espaces de travail, vos équipements, vos logiciels, vos réseaux et leurs connexions y sont représentés, mais aussi vos contenus, activités, processus, référentiels opérationnels et pratiques exemplaires. Le plan directeur illustre la façon dont ses composantes génèrent de la valeur. Il indique aussi le parcours de réalisation de votre transformation numérique.

Le contexte actuel exige l’établissement d’une feuille de route claire et précise, qui doit être régulièrement mise à jour en fonction des nouvelles réalités de notre environnement.

Imaginons que votre organisation est une bibliothèque; par exemple, la Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BanQ) ou « grande bibliothèque de Montréal ».

Pour un visiteur non initié, qui ne connaît pas le rôle et l’usage d’une bibliothèque, votre organisation apparaît comme un véritable labyrinthe. En l’absence d’un plan (si ce plan existe, encore faut-il que le visiteur sache le lire), la seule façon de s’y retrouver et de comprendre comment fonctionne votre organisation-bibliothèque est de s’y promener afin de faire l’expérience de l’espace au sens propre et figuré.

Visite guidée

Appréhender l’architecture physique

L’organisation physique des lieux est la première chose que le visiteur remarque, notamment :

• un espace divisé en zones plus ou moins hermétiques (aires ouvertes, locaux, laboratoires, salles multimédias, corridors, murs et rayonnages);
• un espace en relation plus ou moins étroite avec l’extérieur (accès et sorties de secours, fenêtres, baies vitrées, lucarnes, chauffage, ventilation, prises électriques, câblages et fibres optiques);
• des interfaces pour se déplacer d’un étage et d’une pièce à l’autre (ascenseurs, escaliers, guichets et portes);
• l’éclairage, le mobilier (étagères, fauteuils, bureaux et tables) et la décoration (affiches, artefacts, photos et tableaux).

Ces éléments physiques fournissent de précieuses informations sur la vocation du bâtiment, ainsi que sur la nature des activités qui s’y déroulent.

Décoder l’architecture sémantique

Au fur et à mesure qu’il avance dans l’espace physique, le visiteur est confronté à de nouvelles couches de significations à décoder. En commençant par des milliers de documents aux titres et aux cotes décimales uniques, alignés sur des rayons, parfois de face, mais le plus souvent de côté. Il perçoit différents systèmes de signes lui permettant de s’orienter dans ce dédale, notamment :

• des éléments de signalisation (icônes, flèches, pictogrammes et abécédaires typographiques);
• différentes langues (français, anglais, espagnol, allemand, etc.);
• des dispositifs pour organiser et distinguer différents supports d’information (livres, revues, magazines, journaux, disques compacts et DVD);
• un système pour inventorier, cataloguer, indexer et classer l’information. Dans ce cas-ci la classification décimale de Dewey (CDD), puisqu’il s’agit d’une bibliothèque publique et non pas d’une bibliothèque universitaire, auquel cas la classification de la Library of Congress (LC) serait utilisée.

Grâce à ce fil d’Ariane et en faisant preuve de patience, de curiosité et de ténacité, le visiteur devine peu à peu la façon dont les systèmes fonctionnent et l’information est structurée. Même s’il n’en comprend pas les significations, il pourra se donner des repères physiques, visuels et signalétiques en prévision d’une prochaine visite : escalier C, étagère du haut, sous le panneau lumineux, troisième rangée au fond à gauche, cote 641.5, livre à couverture bleue, près d’un fauteuil noir.

Exploiter l’architecture fonctionnelle

Dans la poursuite de sa visite, le visiteur identifie des appareils et tout un réseau de connexions internes ou externes, ainsi que matérielles ou immatérielles, permettant de gérer et d’interfacer les interactions entre les utilisateurs (employés et visiteurs), ainsi que :

• des contenants (rayonnages et bases de données);
• des supports (livres, journaux, revues, microfilms, vidéos, etc.);
• des « intergiciels » humains-machines (identités numériques, parc d’ordinateurs, écrans, claviers, bornes d’accès mobiles, lecteurs optiques, etc.);
• des contenus (littérature, essais, actualités, films, musique, etc.);
• des fonctions (rechercher, imprimer, réserver, emprunter, s’abonner, rapporter, etc.).

Inutile de poursuivre la visite, vous aurez compris l’idée. Les architectures physiques, sémantiques et fonctionnelles de votre organisation, ainsi que ses systèmes informatiques et d’information sont à l’image de cette bibliothèque. Les outils, réseaux de connexions, contenus, processus, façons de faire et traditions, soit l’ensemble des actifs matériels et du capital intellectuel cumulés au fil des ans et utilisés au quotidien par votre organisation, et grâce auxquels elle se projette dans l’avenir, y sont réunis.

À ce stade de sa visite, il manque au visiteur, pour « se faire une tête éclairée » sur le bâtiment, ses usages et sa finalité, un plan ou schéma directeur. Sans lui, il peut continuer de naviguer sans gouvernail en misant sur la sérendipité (heureux hasard) pour se déplacer en zigzag du point A au point F. Malheureusement, il ne saura jamais comment se déplacer en ligne droite du point A au point B. Autrement dit, même attentive, la simple exploration ne lui sera pas suffisante pour se faire une idée claire et précise, de A à Z, des tenants et aboutissants de votre organisation.

Sans un plan ayant présidé à l’élaboration des différentes architectures qu’il explore, non seulement passera-t-il à côté d’espaces, de contenus, d’outils et de fonctions, mais, si l’un des maillons de la chaîne était perturbé ou tombait en panne, le visiteur, aussi intelligent soit-il, ne serait d’aucune aide pour trouver le problème et le diagnostiquer, pas plus que pour réparer et relancer le système.

Combien d’organisations confrontées à ce type de complexité se trouvent dans la même position que ce visiteur?

Besoin d’un solide plan directeur pour assurer la pérennité de vos affaires?

Chaque jour qui passe nous le rappelle, vous ne pouvez pas vous permettre de naviguer intuitivement, sans vraiment savoir où vous êtes et où vous allez. Cela devient encore plus critique dans la situation actuelle. Quelles sont les répercussions de ce nouveau contexte sur vos priorités et la feuille de route de votre organisation? Les enjeux et les risques sont trop complexes et imbriqués. Il vous faut un outil pratico-pratique intégré offrant une vision à la fois périphérique et centralisée de votre organisation et de son environnement. Par exemple :

• une vision métier (mise à plat de l’écosystème d’entités et de processus internes et externes avec lesquels votre système d’information interagit);
• une vision applicative (inventaire et mise à plat des logiciels composant votre système, les services offerts par ces logiciels, les flux de données ainsi que les privilèges d’accès des différentes catégories d’utilisateurs);
• une vision infrastructure logique et matérielle (mise à plat de l’architecture de votre réseau local virtuel (VLAN) sur site ou infonuagique, son cloisonnement, la définition des adresses IP, le routage, etc., ainsi que l’inventaire des équipements composant votre système d’information).

Quels que soit le secteur d’activité, la taille et la mission de votre organisation, en contexte de transformation numérique tous azimuts, un plan directeur est essentiel. Ce dernier permet de :

• piloter vos systèmes informatiques et d’information et leur évolution;
• traduire vos objectifs stratégiques en objectifs opérationnels;
• sécuriser vos opérations en prévenant défaillances et bris de sécurité;
• protéger vos actifs matériels et intangibles ainsi que vos parties prenantes;
• assurer la croissance et la pérennité de vos affaires.

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